Fotku z koncertu uloženou jako IMG_4827 za dva roky snadno ztratíte mezi snímky ze zkoušky, plakátem od pořadatele a upravenou verzí pro článek. Nemusíte hned přejmenovat každý soubor. Důležitější je určit jedno místo, kam budou nové fotky nejdřív přicházet, a nenechat nerozlišené kopie přibývat v telefonu, počítači i cloudu.
Nejdřív zjistěte, co vlastně máte
Sepište si zdroje: telefon, fotoaparát, staré disky, chaty, cloudové úložiště i přílohy e-mailů. Soubory z nich zkopírujte do jedné pracovní složky, ale původní zatím nemažte. Kdyby import vynechal část videí nebo převedl živé fotografie do jiného formátu, budete se mít k čemu vrátit.
Pracovní složku můžete pojmenovat 00_Nove. Je to přestupní stanice, ne trvalý archiv. Porovnejte počet přenesených položek s tím, co očekáváte, a otevřete několik souborů z různých období. Až pak začněte třídit. Velký archiv berte po dávkách, třeba po jednotlivých telefonech nebo letech; když smícháte všechny zdroje najednou, duplicity se rozpoznávají hůř.
Postavte složky na tom, podle čeho hledáte
Spíš než číslo souboru si vybavíte přibližný rok a událost. Stačí proto dvě úrovně složek: rok a pod ním událost ve tvaru datum_popis, například 2018/2018-10-13_klubovy-koncert. Takové členění poslouží i pro rodinné oslavy, výlety nebo dokumentaci domácích projektů. Datum na začátku udrží složky ve správném pořadí bez zvláštního programu.
Nedělejte ale složku pro každou drobnost. Tři fotografie cesty domů mohou zůstat v měsíční složce 2018-10_bezne-snimky. Příliš podrobné třídění zabírá čas, až nové snímky zase začnou končit na ploše. Reportáž z koncertu si naopak vlastní složku zaslouží: vedle záběrů pódia v ní mohou být portréty, fotografie prostoru i snímek programu.
Názvy souborů měňte jen tam, kde pomohou
V jasně pojmenované složce nemusíte ručně přejmenovávat každý snímek. Původní číselné názvy vám navíc po importu pomohou poznat pořadí z fotoaparátu. Pokud ale posíláte výběr redakci nebo spolupracovníkům, pojmenujte vybrané fotografie třeba 2018-10-13_klubovy-koncert_01.jpg. Číslujte důsledně a před hromadným přejmenováním ověřte, že snímky jdou v zamýšleném pořadí.
Datum v souboru berte jako vodítko, ne jako důkaz
Datum pořízení v metadatech nemusí být správné. Fotoaparát mohl mít špatně nastavený čas, snímek z chatu mohl přijít bez původních údajů a sken staré fotografie nese datum skenování. Než svěříte rozdělení archivu podle data programu, porovnejte několik položek s událostmi, u kterých máte datum ověřené. U záběrů pořízených kolem půlnoci může den změnit i časové pásmo.
Nejisté datum neproměňujte v odhad přesného dne. Složka 2016_neurcene je poctivější než přesně vypadající, ale chybný záznam. Kontext můžete zapsat do poznámky uvnitř složky: „pravděpodobně podzim 2016, místo nepotvrzeno“. U fotografií hudební scény na tom záleží zvlášť: snímek sálu sám o sobě nepotvrzuje datum vystoupení ani totožnost všech lidí na pódiu.
Duplicity odstraňujte až po zabezpečení originálů
Jeden záběr můžete mít jako originál z telefonu, zmenšenou kopii z chatu i upravený export. Než něco smažete, rozlište, co je co:
- Originál: soubor v původní kvalitě, ideálně s metadaty z přístroje.
- Úprava: ořez, retuš nebo barevně upravená verze, ke které se můžete chtít vrátit.
- Export: menší kopie připravená pro web, tisk nebo odeslání.
- Skutečná duplicita: totožný soubor uložený vícekrát bez dalšího účelu.
Nástroje na hledání duplicit porovnávají názvy, velikosti nebo obsah souborů. Samotný shodný název nestačí: různé fotoaparáty vytvářejí stejná čísla. A dvě fotografie mohou na pohled vypadat stejně, přestože jedna má po úpravě jinou kvalitu. Několik navržených skupin proto projděte ručně. Soubory určené k odstranění nejprve přesuňte do dočasné složky a smažte je až ve chvíli, kdy ověříte, že v archivu zůstaly potřebné originály.
Oddělte archiv od výběru pro použití
V archivu uchováváte, s výběrem pracujete. Ve složce události si proto můžete založit podadresáře Originaly a Vyber, případně Exporty. Fotku do článku pak najdete rychle, aniž byste museli mazat ostatní záběry. Ty se mohou později hodit k určení pořadí dění nebo k zachycení prostředí. Pokud úpravy děláte v aplikaci, která je ukládá do vlastní databáze, zjistěte také, jak je obnovíte po výměně počítače. Samotný JPEG v archivu nemusí obsahovat rozpracovanou úpravu.
Štítky a hodnocení usnadní hledání napříč složkami, třeba u kategorií „portrét“, „pódium“ nebo „použito v článku“. Nespoléhejte však bez vyzkoušení na jejich přenos mezi programy. Některé aplikace je ukládají jen do své knihovny. Na několika souborech zkuste export a opětovný import; v archivu byste se měli vyznat i bez původní aplikace.
Záloha není totéž co synchronizace
Synchronizovaná složka přenáší změny mezi zařízeními, často i nechtěné smazání. Archiv proto chraňte alespoň jednou další samostatnou kopií, kterou pravidelně aktualizujete, třeba na externím disku. U důležitých fotografií se hodí ještě kopie na jiném místě. Disk trvale uložený vedle počítače nepomůže při krádeži nebo poškození celé místnosti.
Ze zálohy zkuste několik souborů zkopírovat zpět a otevřít. Hlášení o dokončeném kopírování samo neprokazuje, že jste zálohovali správné složky. Cloudový účet chraňte silným heslem a vícefaktorovým ověřením; u sdílených alb kontrolujte, kdo smí fotografie prohlížet a stahovat. U zákulisních a soukromých snímků záleží na přístupových právech stejně jako na pořádku v názvech.
Udržujte krátkou rutinu po každém importu
- Přeneste nové soubory do 00_Nove a ověřte, že se otevřou.
- Rozdělte je podle událostí nebo měsíců; nejasné snímky označte jako neurčené.
- Vyberte použitelné záběry a exporty uložte odděleně od originálů.
- Aktualizujte zálohu a teprve pak uvolněte místo v telefonu či na kartě.
Po náročném koncertním večeru nemusíte hned určit každého účinkujícího na fotografiích. Založte složku s ověřeným datem, uložte originály a do poznámky napište „jména na fotografiích ověřit“. Až je zjistíte, můžete údaj doplnit, místo aby nejistý odhad zůstal schovaný v názvu souboru.
