Pořadatel chce zjistit, jestli má kapela volný pátek a jaké potřebuje technické zázemí. V kontaktním formuláři ale musí vyplnit telefon, název firmy a přesný rozpočet. Datum zná, zbytek zatím ne. Pro první zprávu by stačil e-mail a prostor pro dotaz; termín může být nepovinný. Podobně snadný kontakt ocení i člověk, který se ptá klubu na pronájem, studia na nahrávání nebo malého vydavatelství na dostupnost nosiče.
Na nezávislé hudební scéně se často píše narychlo: po koncertě z telefonu nebo mezi dvěma směnami v práci. Formulář má takovou zprávu dostat k příjemci, aniž by po pisateli hned chtěl hotový produkční plán. Zároveň musí dát příjemci dost informací, aby věděl, na co odpovědět.
Začněte tím, co má první zpráva vyřešit
Než začnete měnit pole, sepište si tři běžné důvody, proč vám lidé píší. Klub může dostávat dotazy na pronájem prostoru a bezbariérový přístup i nabídky koncertů. Studio řeší termín, typ nahrávky a rozsah práce. Kapele chodí pozvání ke hraní, otázky k merchandise a zprávy od posluchačů. Ne každý z těchto kontaktů vyžaduje stejnou míru podrobností.
Jeden krátký formulář může obsloužit více situací. Stačí volitelná položka „Čeho se zpráva týká?“ a dost místa pro vlastní text. Několik samostatných formulářů má smysl tehdy, když se zprávy také různě vyřizují. Končí-li všechny ve stejné schránce u stejného člověka, další kategorie práci spíš přidají.
Co vyžadovat a co nechat dobrovolné
- E-mail: potřebujete ho pro odpověď. U pole ukažte příklad očekávaného formátu.
- Jméno nebo oslovení: pomůže při osobní odpovědi, ale zvažte, zda musí být povinné.
- Zpráva: nechte dost prostoru na souvislý dotaz, bez těsného limitu znaků.
- Datum, místo či odkaz na ukázku tvorby: nabídněte je tam, kde pomáhají dané poptávce. Obecný dotaz na nich nemá ztroskotat.
- Telefon: žádejte ho jen tehdy, když bez hovoru nelze službu rozumně domluvit. Jinak ho nechte nepovinný.
Každé povinné pole by mělo mít jasný důvod. Pokud si říkáte jen „mohlo by se někdy hodit“, do prvního kontaktu nejspíš nepatří. U nabídky živého vystoupení lze technický rider, přesný čas zvukové zkoušky i fakturační údaje dořešit, až obě strany potvrdí zájem.
Popisky, které nevyžadují hádání
Méně polí samo o sobě nestačí. Popisky „Předmět“, „Údaje“ a „Poznámka“ nechávají pisatele hádat, co kam patří. „E-mail pro odpověď“ nebo „Co potřebujete domluvit?“ řeknou víc. Popisek musí zůstat viditelný i během psaní; text uvnitř prázdného pole ho nenahradí.
Kde potřebujete konkrétní kontext, přidejte krátkou nápovědu. Studio může pod pole pro zprávu napsat: „Stačí přibližný počet skladeb a zamýšlený termín.“ Klub zase: „U nabídky koncertu připojte město a odkaz na hudební ukázku, pokud ji máte.“ To pisateli pomůže víc než výzva, aby vyplnil všechno, co ví.
Ze stránky má být také jasné, komu zpráva přijde. E-mail „pro produkci“ a formulář „pro obecné dotazy“ nejsou pro pořadatele totéž. Nemá-li menší kolektiv oddělené role, nemusí je předstírat: stačí uvést, že zprávy vyřizuje organizační tým. Formulář by měl navazovat na to, co návštěvník na stránce právě řeší; této širší otázce se věnuje text o výzvě k akci na kulturním webu.
Mobilní odeslání bez drobných pastí
Po koncertě cestou domů bude někdo vyplňovat formulář palcem na telefonu. Malá tlačítka, pole namačkaná vedle sebe nebo odesílací tlačítko schované pod překryvným panelem mu to zbytečně ztíží. Řaďte pole pod sebe, nechte mezi nimi místo a zkontrolujte, že se text dá číst bez přibližování.
Pro e-mail použijte odpovídající typ pole, aby telefon nabídl vhodnou klávesnici. Datum akce může mít vlastní pole, ale kalendář nevnucujte člověku, který zatím ví jen „někdy v říjnu“. Formulář vyzkoušejte i na běžném telefonu: napište delší zprávu, opravte překlep, otočte obrazovku a odešlete ji přes mobilní připojení.
Přístupnost nekončí u čitelného písma. K polím se musí dát dostat klávesnicí, popisky k nim musí být programově přiřazené a chyba nesmí být označena jen červenou barvou. U neplatného e-mailu napište přímo u pole, co je třeba opravit. Ostatní vyplněný text ponechte. Kdo kvůli překlepu v adrese přijde o rozepsanou nabídku koncertu, možná už ji podruhé nenapíše.
Co sdělit před odesláním a po něm
Na tlačítku napište, co se stane: „Odeslat zprávu“ je jasnější než „Potvrdit“. Pokud dokážete odhadnout dobu odpovědi, uveďte ji předem, třeba „Na produkční dotazy odpovídáme zpravidla během tří pracovních dnů.“ Neslibujte automaticky 24 hodin, když schránku během turné nebo festivalu nikdo denně nesleduje.
Po úspěšném odeslání ukažte jednoznačné potvrzení. Vymazaná pole nebo jiný odstín tlačítka nestačí; věta „Zpráva byla odeslána na produkční e-mail“ nenechá pisatele na pochybách. Posíláte-li mu kopii, řekněte to. Při chybě zobrazte srozumitelné oznámení a nabídněte náhradní kontaktní e-mail, který lze zkopírovat. Nikdo by neměl hádat, jestli zpráva odešla dvakrát, nebo vůbec.
Antispamová ochrana má odpovídat problému. Obtížně čitelná hádanka může zastavit i skutečnou poptávku. Začněte méně rušivými opatřeními na straně webu a sledujte, zda stačí. Pokud přidáte další ověření, vyzkoušejte ho také s klávesnicí a asistenčními technologiemi.
Osobní údaje jen pro skutečný účel
U formuláře stručně vysvětlete, že údaje používáte k vyřízení zprávy a navazující komunikaci. K běžnému dotazu nepřipojujte automaticky souhlas se zasíláním novinek. Newsletter nabídněte odděleně, s nepředem zaškrtnutou a srozumitelně popsanou volbou. Prověřte také, kdo má ke zprávám přístup a zda citlivé informace nezůstávají ve schránce déle, než je potřeba.
Ověřte formulář na skutečných úkolech
Samotný počet odeslaných zpráv neukáže, kde se lidé zasekávají. Požádejte několik lidí mimo správu webu, aby zkusili poptat volný koncertní termín, zeptat se na pronájem zkušebny nebo napsat dotaz k objednávce. Sledujte, kde váhají, co vyplní omylem a zda po odeslání vědí, co bude dál. Soukromé údaje k tomu nepotřebujete; zprávy stačí označit jako zkušební.
Pak sledujte zprávu až do schránky. Ověřte, že dorazí na správnou adresu, předmět ji pomůže odlišit od ostatní pošty a odpověď míří pisateli, ne automaticky na adresu webu. Vyzkoušejte prázdné povinné pole, chybný e-mail i výpadek při odesílání. Míří-li zprávy do více schránek, určete, kdo odpovídá jako první. Jinak může dotaz čekat, přestože ho všichni viděli.
Po větší úpravě webu si na to vyhraďte pár minut. Z telefonu odešlete zkušební dotaz „Je volný termín 12. října?“, zkontrolujte potvrzovací obrazovku a doručení a zkuste na zprávu jedním kliknutím odpovědět. Potom testovací e-mail smažte, aby ho tým později nepovažoval za skutečnou poptávku.
